Opfølgning er afgørende, hvis stress skal holdes nede

Vi har tidligere skrevet om, hvordan du kan spotte adfærdsændringer hos en medarbejder med stress-symptomer, hvordan du skal gribe ind, og hvordan du får lagt en god plan sammen med din stressramte medarbejder. Men alt det er spildt arbejde, hvis du ikke efterfølgende følger op over for din medarbejder. Hvordan du bedst gør det, ved du, når du har læst det her indlæg. Her sætter vi nemlig fokus på, hvor vigtigt det er at fastholde den plan, du og din medarbejder har lagt sammen, og hvordan du sikrer, at udviklingen går i den rigtige retning.

Opfølgning er afgørende for, om de konkrete løsninger, du har iværksat, rent faktisk får den ønskede effekt. Hvis ændringer skal blive til nye vaner, skal du følge op på dem.

Mangel på viden om opfølgning

Vores erfaring viser, at der mangler konkret viden om opfølgning, og vi oplever, at der er stor forskel på, hvordan ledere følger op på de medarbejdere, som udviser tidlige tegn på stress

Mange erkender, at de slet ikke får fulgt op. Nogle end ikke overvejer det, mens andre indimellem sender en mail til medarbejderen. Men effekten af en mail er ikke det samme som effekten af et opkald eller en samtale ansigt til ansigt, og derfor risikerer problemerne at vende tilbage.

Nogle ledere er gode til at holde kontakten og spørge medarbejderen, hvordan det går, men samtalerne foregår ofte tilfældigt og er hverken strukturerede eller planlagt systematisk. Den slags samtaler giver ikke ordentlig mulighed for at lytte eller svare, ligesom der heller ikke er tid til opfølgende spørgsmål. I får derfor ikke talt om, hvad du og medarbejderen sammen kan gøre for at fastholde ændringerne eller skabe en endnu bedre situation: Handler det om arbejdsopgaverne? Arbejdstiden? Ansvarsområderne?​​

FOREBYG STRESS

4 trin til øget arbejdsglæde og mindre sygefravær

Spot det

Spørg og forstå

Find løsningen

Følg op

Behov for systematisk opfølgning

Der er behov for en metode til at følge systematisk og konsekvent op. Det kan gøres på to måder:

  • Den uformelle, hyppige kontakt mellem medarbejder og leder.
  • De formelle trivselssamtaler.

Fælles for begge metoder er, at du som leder er bevidst om, hvad du gør, og at du gør det struktureret.​

Den uformelle, hyppige kontakt

Den form for kontakt kan for eksempel ske gennem et telefonopkald eller et kort, fysisk møde et par gange om ugen. Metoden er god, hvis en medarbejder isolerer sig, eller hvis du har en fornemmelse af, at medarbejderen har brug for en ekstra håndsrækning i en periode. Kontakten mellem medarbejder og leder er i sig selv formålet med opkaldet eller mødet. Det vigtigste er, at du har kontakt med medarbejderen, lytter til ham og taler med ham. At du viser, at du er opmærksom og følger ham tættere end vanligt.

Den formelle trivselssamtale

Den type kontakt kan for eksempel finde sted en gang hver anden uge eller en gang om måneden, hvor du afsætter cirka en halv time til samtalen med medarbejderen. Her mødes I på tomandshånd og taler om, hvordan det går. Formålet med mødet er at gøre status over medarbejderens opgaver, arbejdstid og ansvarsområder. Ved mødet aftaler I tidspunktet for det næste møde. Det faste format giver tryghed og ro hos jer begge. 

Struktur gavner

Det kan være meget svært at få noget brugbart ud af en opfølgningssamtale, hvis den er ustruktureret og ukonkret. En måde at strukturere opfølgningssamtalerne på er at bruge det, vi kalder FAKTA-modellen. Med den model får du skabt en genkendelig struktur for jer begge, så I kan forberede jer på, hvad I skal tale om, når I mødes.

FAKTA-modellen giver overblik over:

  • Arbejdstid
  • Arbejdsopgaver
  • Ansvar og forventninger
  • Næste møde

Navn:

Skriv medarbejderens navn i midten af en ramme. At navnet står indrammet med tydelige kanter, markerer, at der sættes grænser rundt om medarbejderen.

Arbejdstid:

Tal med medarbejderen om hans arbejdstider, og skriv dem ind i modellen, så det bliver tydeligt for jer begge, hvornår medarbejderen kommer og går, indtil I mødes igen.

Arbejdsopgaver:

Notér, hvilke arbejdsopgaver medarbejderen skal prioritere, så han ikke står med ansvaret for at vurdere, hvad der er vigtigst, og hvad der må vente.

Ansvar og forventninger:

Tal sammen om, hvilket ansvar medarbejderen forventes at tage i de udvalgte arbejdsopgaver. Notér gerne, hvem der har ansvar for hvad, så det bliver tydeligt for medarbejderen, hvornår han kan bede om hjælp, og hvem han skal gå til.

Opfølgning:

Bliv enige om, hvornår I mødes igen, og skriv det ind i modellen. Medarbejderen vil ofte være mere tryg ved at prøve arbejdsopgaver og -tider af, når han ved, hvornår I mødes igen og kan justere planen, hvis den bliver for udfordrende.

Med modellen kan I få det, der kan være svært at tale om og forholde sig til, ud af hovedet og ned på et stykke papir. Med modellen sikrer du, at du og din medarbejder taler om det samme og på samme måde, hver gang I mødes. Der vil være færre misforståelser og større åbenhed.

Tag ansvar

Når du som leder ikke tager de opfølgende samtaler, for eksempel fordi du ikke synes, det er nødvendigt, eller fordi du gerne vil signalere til medarbejderen, at du stoler på, at han selv har styr på det, gør du hverken medarbejderen eller dig selv en tjeneste. Tværtimod risikerer du at tabe det gode arbejde, du har lavet i forhold til forebyggelsen, på gulvet.

Ved at arbejde med en så konkret og simpel model som FAKTA-modellen kan du hjælpe medarbejderen med både at få skabt struktur, huske aftaler og få overblik. Og ved løbende at følge op håber du som leder ikke bare, at det går godt – du tager ansvar for det.​

Følg op – kort og godt:

  • Overvind din berøringsangst. Vær til stede og vær synlig.
  • Læg en plan for opfølgningen. Sørg for at holde jævnlig kontakt.
  • Tydelig opfølgning. Aftal altid, hvornår I mødes igen.
  • Tal om, hvornår tingene er normale igen. På den måde undgår du at være særlig årvågen over for en medarbejder, når det ikke længere er nødvendigt.

Du kan læse meget mere om stressforebyggende ledelse i vores bog "Jeg gør det i morgen". Her kan du også læse alle vores fire råd om at opnå øget arbejdsglæde og mindre sygefravær. Få et gratis uddrag af vores bog her.

​Læs mere om vores ydelser her:

Ledertræning

Ledersparring

Individuelt stressforløb

Læs flere artikler om stressforebyggelse her

​Skal vi også hjælpe dig?

Vi har kort ventetid, så du hurtigt kan komme i gang.

Ring for at booke en tid på 33 69 09 66 eller send os en besked, og vi kontakter dig snarest muligt.

 
 
 
 
Nogle felter er ikke udfyldt korrekt

* Vi beder dig om ikke at sende følsomme personoplysninger via vores kontaktformular. Er du patient, kan du benytte vores selvbetjening, og ellers beder vi dig om at ringe til klinikken.

​Kort ventetid

Kort ventetid hos vores psykologer og speciallæger i psykiatri.

Høj faglighed

Høj faglighed og skræddersyede forløb.

Hjælp til alle, uanset alder

Vi hjælper både voksne, børn og unge godt igennem det, der føles svært.

​Flere klinikker

Vi har klinikker i Gentofte, Vejle og Aarhus.

​Sådan har andre fået hjælp

Othilde, Trustpilot

Psykiatriske livreddere

Hvis man på ét eller andet tidspunkt i livet får brug for enten psykolog- eller psykiatrisk støtte, men føler at man ”løber panden mod en mur”, når man forsøger at få en henvisning – eller får at vide, at man kan få en tid om 3-4 måneder, så er PPclinic et sted, der er startet, med henblik på at nå de mennesker, som ”går til” på ventelisterne.

PPclinic har korte ventelister, og MEGET kompetente medarbejdere, som for mit vedkommende har reddet mit liv."​

Socialrådgiver, Københavns Kommune

”Jeg har haft 4 borgere i forløb. Jeg har haft en god dialog med psykologerne omkring borgerne. Det har gjort, at der kunne sættes ting i værk, før forløbende sluttede. Jeg har kunnet bruge rapporten og anbefalingerne i det videre arbejde med alle 4 borgere. Hvis de ikke havde været i forløb, ville deres sag stå i stampe eller ikke have fået den rigtige retning.”

Fra PPclinics seneste tilfredshedsundersøgelse

”Tak, jeg er helt der, hvor jeg burde være nu.”

Fra PPclinics seneste tilfredshedsundersøgelse


”Jeg føler mig tryg og i gode hænder hos min behandler, en meget positiv og beroligende person. Dette gør, at jeg tror på, at jeg vil få det bedre, og dette aspekt af behandlingen er lige så vigtig som alt andet.”

PPCLINIC ApS​

​Telefontid:
​Man. – fre. kl. 9.00 - 15.00

Telefon: 33 69 09 66

E-mail: info@ppclinic.dk

CVR: 26850495

facebook-white linkedin_2

Find os i København

PPclinic København

Ørnegårdsvej 16

2820 Gentofte​​

Find vej på Google Map

Find os i Aarhus

PPclinic Aarhus

Klamsagervej 35A

8230 Aabyhøj

Find vej på Google Map

Find os i Vejle

PPclinic Vejle

Hjulmagervej 8B

7100 Vejle​​

Find vej på Google Map